Þekkingardagur bókarans verður haldinn föstudaginn 14 október. Þekkingardagurinn er hugsaður sem vettvangur fyrir bókara fyrirtækja og starfsmenn bókhaldsstofa til að kynna sér þær nýjungar sem standa til boða. Miklar breytingar hafa átt sér stað á undanförnum árum og mikilvægt fyrir bókara að tileinka sér ný vinnubrögð. Stafræn vegferð hefur aukist mikið á undanförnum misserum og tilkoma rafrænna reikninga og innlestur banka og krafna ein helsta framför sem átt hefur sér stað í vinnu bókarans.
Gamli tíminn
Eldri vinnubrögð hafa í gegnum tíðina gengið út á að beðið sé eftir að gögn berist inn á borð bókarans til bókunar. Við þetta hefur skapast sú venja að berist ekki gögnin þá eru þau ekki bókuð enda hafa bókarar litið svo á að það sé ekki á þeirra ábyrgð að kalla eftir gögnum. Stór partur af vinnu bókara hefur farið í afstemmingar og samantekt á gögnum sem ekki hafa borist með tilheyrandi kostnaði fyrir fyrirtæki og valdið því að bókhaldið gefi ekki glögga mynd af stöðu félagsins í rauntíma. Algengt er að fyrirtækin hafa verið að fá lokauppgjör rétt fyrir skil til RSK og ársreikningaskrár jafnvel 7-9 mánuðum eftir að rekstrarárinu lauk. Þetta veldur því að eigendur fá uppgjörin seint í hendurnar og eiga erfitt með að bregðast við ef eitthvað er að í rekstri félagsins.
Nútíma upplýsingakerfi – nútíminn
Tilkoma rafrænna reikninga inn á markaðinn hefur orðið til þess að kostnaðarreikningar berast fyrr inn í bókhaldið og villuhættan er mun minni. Af þessu leiðir að bókhaldið er réttara og sýnir raun stöðu félagsins fyrr en áður. Afstemmingarvinnan verður auðveldari og fyrirtæki hafa aukið til muna aðgang að þjónustusíðum sínum auk rafrænna birtinga reikninga í heimabanka fyrirtækja sem gerir bókurum auðveldara með að sækja þau gögn sem vantar. Flest nútíma upplýsingakerfi eru farin að senda rafræna reikninga sín á milli sem sparar fyrirtækjum kostnað hvort sem er í formi tímavinnu bókara eða dráttavaxtakostnaðar.
Hvað er að breytast?
Með tilkomu rafrænna samskipta á milli upplýsingakerfa hefur handavinna bókarans minnkað verulega, með tilheyrandi pappírs- og möppuleysi. Rauntímastöður verða réttari. Beintengingar við bankana í gegnum B2B tengingar hafa auðveldað afstemmingar á bankareikningum fyrirtækja. Fyrirtækjaeigendur hafa hingað til lagt mesta áherslu á að hafa tekjubókunina rétta en vegna eldri vinnubragða hefur skort á að áhersla hafi verið lögð á kostnaðarhlið fyrirtækjarekstursins en til að bókhaldið sýni glögga mynd er mikilvægt að lögð sé áhersla á að bæði tekjur og gjöld séu færð í rauntíma.
Breytt hlutverk bókarans
Þegar boðið er upp á bókhaldsþjónustu er mikilvægt að endurhugsa vinnubrögð bókarans. Það er mikilvægt fyrir þá aðila sem bjóða upp á slíka þjónustu að átta sig á tilganginum hjá fyrirtækjum með því að úthýsa þessum hluta fyrirtækjarekstursins. Megin ástæða þess að fyrirtæki kjósa að úthýsa bókhaldsþjónustu er þekkingarleysi á kostnaðarbókhaldi og vinnusparnaður eigenda sem geta þá einbeitt sér að öðrum hlutum rekstursins þ.e.a.s. tekjumynduninni. Bókarinn verður því að vera tilbúinn til að tileinka sér nútíma vinnubrögð og þjónusta viðskiptavini sína á þann hátt að sækja þau gögn sem vantar, óska eftir rafrænum reikningum en bíða ekki eftir að gögnin berist. Við hjá Svar höfum tileinkað okkur þau vinnubrögð að við leggjum áherslu á pappírslaus viðskipti, að bókhaldið sé fært daglega, lánardrottnar, viðskiptamenn, bankareikningar og innkaupakort fyrirtækjanna eru afstemmd fyrir hver VSK skil eða á hverju tveggja mánaða tímabili. Með breyttum vinnubrögðum höfum við komið bókhaldi okkar viðskiptavina í að sýna glögga stöðu fyrirtækisins í rauntíma og gert eigendum þeirra auðveldara með að bregðast fyrr við í rekstrinum. Við höfum náð að lækka kostnað viðskiptavina okkar í tengslum við bókhaldsþjónustu með hinum ýmsu leiðum sem upplýsingakerfin bjóða upp á til að auðvelda bókanir. Um áramót höfum við einnig náð að skila af okkur uppgjörum á fyrstu mánuðum nýs árs og þar með hafa viðskiptavinir okkar getað einbeitt sér að áframhaldandi rekstri í stað þess að dvelja við það sem liðið er. Bókarar verða að vera tilbúnir í að breyta sínum vinnubrögðum, nýta nútímatækni til að minnka handavinnuna og færa sig meira yfir í eftirlitshlutverk og aðstoða viðskiptavini sína við hagræðingu í rekstrinum.
Anna Lilja Sigurðardóttir Svar ehf.
Hópstjóri, Viðskiptafræðingur M.A.cc
Greinin birtist fyrst á frettabladid.is 13.10.2022