Anna Lilja Sigurðardóttir er deildarstjóri bókhaldsdeildar Svars. Hún sinnir einnig innleiðingarvinnu, ráðgjöf og þjónustu við viðskiptavini tengt Uniconta og öðrum lausnum. Anna segir að fyrirtækið hafi verið starfandi frá árinu 2011 en verkefnin hafi þróast mikið á undanförnum árum. „Tækninýjungar og breytingar í rekstri fyrirtækja hafa kallað á stefnubreytingu innan starfseminnar og því hefur hún færst frá því að vera símkerfaþjónusta yfir í að þjónusta breiðan hóp viðskiptavina með hinum ýmsu tæknilausnum en einnig að bjóða upp á bókhalds- og rekstrarráðgjöf,“ útskýrir hún.
„Við nýtum okkur nútímatækni til að minnka handavinnu og getum á þann veg veitt viðskiptavinum þjónustu með annarri nálgun en viðgengist hefur í bókhaldsþjónustu. Við teljum okkur vera leiðandi í að skipuleggja umbætur í tæknimálum viðskiptavina okkar með þeim forsendum að auka skilvirkni, arðbærni og bæta vinnuaðstæður. Hugsjón okkar er að viðskiptavinir geti unnið í eins notendavænu og viðhaldslitlu tækniumhverfi og kostur er en það er eitthvað sem flesta hefur hingað til aðeins getað dreymt um. Einnig er vert að nefna að viðskiptavinir okkar upplifa aukinn tímasparnað og sjálfvirkni, betri yfirsýn, skilvirkara vinnuumhverfi og ánægðara starfsfólk.“
Dýrmætur mannauður
Þegar Anna Lilja er spurð hver sé sérstaðan hjá Svar, svarar hún: „Okkar helsta sérstaða er mannauðurinn en hér starfar samheldinn og lausnamiðaður hópur með víðtæka þekkingu og fjölbreyttan bakgrunn. Við bætum hvert annað upp og saman leysum við þau verkefni sem við stöndum frammi fyrir. Samvinna starfsmanna skilar sér beint til viðskiptavina í formi betri lausna sem henta þeirra rekstri.”
“Hvað bókhaldsþjónustuna varðar þá leggjum við áherslu á pappírslaust bókhald, rafræna móttöku reikninga og sækjum, eftir fremsta megni, þau gögn sem vantar. Það hefur færst í aukana að fyrirtæki velji þann kost að útvista bókhaldi sínu og er helsta ástæða þess þekkingar- og tímaleysi innan fyrirtækisins. Þar getum við stigið inn og veitt þjónustu eins og að sjá um bókhald með því að bjóða upp á sérfræðiráðgjöf og tæknilega aðstoð ásamt því að við getum leyst úr vandamálum með breiðu úrvali sérvaldra hugbúnaðarlausna sem hægt er að samþætta við þann hugbúnað sem fyrirtækin eru nú þegar að nota,“ útskýrir Anna.
Lausn fyrir iðnaðarmenn
„Þá er einnig vert að nefna að Svar býður upp á eina bestu lausnina á markaðnum í dag fyrir iðnaðarmenn, hvort sem þeir eru einyrkjar eða með menn í vinnu, en það er tíma- og verkskráningarkerfið Intempus. Þar er um að ræða sérhannaða lausn fyrir þá sem eru mikið á ferðinni og þurfa trausta lausn til að halda utan um vinnustundir. Intempus er í boði sem lausn í vafra og sem smáforrit (e. app) í síma þar sem allir unnir tímar eru skráðir á viðeigandi verk, hægt er að skrá útlagðan kostnað sem færist beint á rétt verk og getur verkstjóri fært starfsmenn milli verka og stýrt úthlutuðum tímum starfsmanna. Svar hefur breiðan hóp viðskiptavina, ekkert fyrirtæki er of lítið né rekstur of flókinn,“ segir hún.
Anna Lilja segir að starfsmenn Svars séu ávallt á tánum varðandi tækninýjungar. „Við brennum fyrir því að finna bestu lausnirnar sem eru í boði hverju sinni sem geta komið að gagni til að aðstoða fyrirtæki við að ná fram skilvirkni og hagræðingu í rekstrinum og leggjum áherslu á að minnka alla handavinnu sem viðskiptavinurinn þarf að inna af hendi eins og kostur er.
“Við erum einnig endursöluaðilar ZOHO hugbúnaðarins (www.one.zoho.com) sem býr yfir 50 mismunandi tólum og tækjum, líkt og CRM viðskiptatengslakerfi, SIGN lausninni sem býður upp á rafræna undirritun samninga og skjala og stenst Zoho Sign íslensk lög og reglur, og SALESIQ sem er lausn sem gerir viðskiptavinum okkar kleift að fylgjast með hverjir heimsækja vefi þeirra og auðveldar þeim að umbreyta heimsóknum viðskiptavina yfir í sölur og frekari viðskipti. Sérfræðingar í Bandaríkjunum á sviði hugbúnaðarlausna hafa spáð því að innan fimm ára verði ZOHO búið að taka fram úr sínum helstu samkeppnisaðilum, líkt og SalesForce, Oracle og Microsoft og muni vera leiðandi á markaðnum og erum við hjá Svari að gera okkur reiðubúin til að svara kallinu og leiða byltinguna. Einnig erum við að taka okkar fyrstu skref í þá átt að innleiða tímaskráningaforritið TimeLog sem er svokallað PSA kerfi (Professional Services Automation) og er gríðarlega kröftugt tól, en það er alhliða verkskráningakerfi sem gagnast hér um bil öllum fyrirtækjum sem þurfa að hafa tól til að fylgjast með verkskráningum og útseldri vinnu. Við höfum sjálf verið að innleiða kerfið innanhúss hjá okkur með virkilega góðum árangri og verður TimeLog komið í hóp lausnanna sem við bjóðum upp á til viðskiptavina okkar með hækkandi sól,“ segir Anna.
Með góða yfirsýn
“Við viljum vera gagnvirk og kvik og reynum að sækja eins mikið af reikningum rafrænt eða í gegnum þjónustusíður fyrirtækja og hægt er. Við hugsum bókhaldsþjónustuna út frá því að vera eftirlitsaðilar þar sem við erum með yfirsýnina yfir bókhaldið og sjáum til þess að allt stemmi. Okkar markmið er að bókhaldið sé stemmt af fyrir hver VSK-skil svo við getum verið að skila ársuppgjörum í byrjun ársins. Við reynum eftir fremsta megni að hafa bókhaldið ávallt uppfært samdægurs til að losna við mikla afstemmingarvinnu við ársuppgjörin. Þetta býður viðskiptavinum okkar upp á að einbeita sér að nýju ári og tækifærum í stað þess að horfa í baksýnisspegilinn langt fram eftir nýju ári,“ segir Anna Lilja og bætir við: „Númer eitt, tvö og þrjú þá tel ég að kerfin sem við erum að vinna með séu notendavæn og uppfylli nútíma öryggisstaðla. Bókhaldslausnirnar sem við höfum sérhæft okkur í skila viðskiptavinum okkar öruggum og einföldum verkferlum, hugbúnaði sem er hægt að treysta á að virki án þess að þurfa að hafa mikið fyrir því að nota hann, traustum ferlum í reikningagerð, VSK-skilum og þægilegri launavinnslu með samþáttun við Payday launakerfið.“
Lausnir sem skila þægindum
“Lausnir eins og ZOHO, Intempus, Curio og Timelog skila þægindum og straumlínulaga ferlum í daglegri vinnu, vel hönnuðu kerfi og notendavænu viðmóti ásamt því að sjálfsögðu að það er greiður aðgangur að sérfræðingum okkar hjá Svari ef eitthvað kemur upp sem þarfnast sérfræðiþekkingar okkar til að leysa. Við erum til þjónustu reiðubúin. Almennt séð þá tekur innleiðing Uniconta frekar stuttan tíma þar sem við bjóðum upp á þjálfun frá sérhæfðum starfsmönnum innan Svars í öllu sem snýr að innleiðingu og uppsetningu Uniconta.
Nútímaviðskiptasamfélag snýst um að vera tilbúin að tileinka sér nýja tækni og vinnubrögð og það er öllum til góða að vera tilbúin í breytingar. Í grunninn eru fyrirtæki ekkert án starfsmanna sinna og því er mikilvægt þegar teknar eru ákvarðanir um breytingar að tala við fólkið á gólfinu, með því færðu alla í lið með þér og breytingarnar verða sameiginlegt verkefni allra í stað ákvörðunarvalds stjórnenda. Þetta snýst um að vera tilbúin, sjá tækifærin til lærdóms og þroskann sem fylgir því að takast á við ný og spennandi verkefni.“
Fræðsla og kennsla
„Eftir að nýtt kerfi hefur verið sett upp bjóðum við upp á þjálfun. Við ýmist fáum notendur til okkar í kennslu eða mætum í þeirra vinnuumhverfi og aðstoðum við að komast af stað. Við erum með sérþjálfaða starfsmenn, bæði sérfræðinga í bókhaldi, hugbúnaði og tæknilausnum sem kappkosta að veita góða kennslu á kerfin. Við bjóðum upp á alhliða þjónustu, allt frá fyrstu skrefum upp í að viðskiptavinurinn getur farið að nota kerfið sjálfur án aðstoðar. Við erum reynslumikil á þessu sviði og aðstoðum viðskiptavini okkar með glöðu geði og brosi á vör.”
“Hjá Svari starfa 14 starfsmenn og við leggjum metnað í að hafa hæft og vel menntað fólk innanborðs. Fólk með víðtæka þekkingu og reynslu af rekstri, bókhaldi, launavinnslum, VSK-skilum, framtalsgerð og skatta- og ársuppgjöri. Hjá okkur starfa viðurkenndir bókarar, viðskiptafræðingar með Macc-gráðu, og löggiltur endurskoðandi. Innan raða Svars starfa einnig forritarar og tæknimenn sem eru okkur innan handar við að leysa tæknivandamál ásamt sérfræðingum í hugbúnaðarinnleiðingu og einnig höfum við verkefnastjóra innanstokks sem vinnur þvert á deildir og sér um að stýra verkefnum með hugmyndafræði faglegrar verkefnastjórnunar.”
“Við erum stolt af heimasíðunni svar.is þar sem eru helstu upplýsingar. Einnig er hægt að hringja í aðalnúmer okkar 510 6000 eða senda tölvupóst á sala@svar.is ef erindið er að hefja samtal um viðskipti. Hjálpin okkar er einnig til taks en hana er hægt að nálgast á netfanginu hjalp@svar.is. Það er alltaf heitt á könnunni hjá okkur og við tökum því fagnandi að fá viðskiptavini til okkar í heimsókn. Við erum í Síðumúla 35, 108 Reykjavík.”